RDV Permis

Préambule

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La plateforme RDV Permis trouve son origine dans la proposition n°19 du rapport Dumas (février 2019).
Cette proposition suggérait de "désintermédier l’attribution des places de l’examen pratique en mettant en place un calendrier en ligne pour l’intégralité du territoire national".

Objectif : faciliter l’accès aux places d’examen

● Placer le candidat au coeur du système,
● Réguler efficacement la demande,
● Mettre en place les règles d’une concurrence loyale entre les Auto-Ecoles,
● Responsabiliser le candidat par la réservation d'examen nominative et l’application des délais de représentation,
● Rééquilibrer les droits entre l’auto-école et l’élève.

Le périmètre de RDV Permis

BER - Délégué/répartiteur
• Administrer les places d'examens par créneau horaire
• Instaurer une nouvelle relation avec les écoles de conduite
BER - Inspecteur
• Disposer des noms des candidats
• Connaître les accompagnateurs des candidats libres à l'avance

Auto-école
• Disposer d’un outil gratuit et d’un accompagnement de proximité
• Réserver des places d’examen nominatives en accord avec les candidats
• Appliquer des règles de gestion claires pour contribuer à une concurrence loyale entre autoécoles

Candidat
• Être responsabilisé dans son statut de candidat « auto-école » ou « libre »
• Être responsabilisé dans la réservation de sa place d’examen (délais de présentation : en fonction du niveau de formation attendu, en cas d’annulation tardive et d’absence)

Déploiement de RDV Permis

L’arrêté du 27 avril 2021 publié au Journal Officiel du 30 avril 2021 a officialisé la généralisation de RDV Permis et apporté des précisions sur son déploiement. Il s'est effectué sur une période de 24 mois, démarrant le 3 mai 2021 pour s’achever en mai 2023.

Le déploiement était prévu par vagues successives, en 8 étapes, avec un élargissement à de nouveaux départements tous les trois mois environ.

Les 20 derniers départements du territoire français ont rejoint le dispositif depuis le 1er mars 2023 pour une mise en oeuvre effective au 1er mai 2023. Il s'agit des Ardennes, de l’Aube, de la Côte d’Or, du Doubs, du Jura, de la Marne, de la Haute-Marne, de la Meuse, de la Meurthe-et-Moselle, de la Moselle, de la Nièvre, du Bas-Rhin, du Haut-Rhin, de la Haute-Saône, de la Saône-et-Loire, des Vosges, de l’Yonne, du Territoire de Belfort, de la Haute-Corse et de la Corse-du-Sud.

Une plateforme ouverte et un fonctionnement simple

La plateforme RDV Permis est ouverte à tous (auto-écoles, élèves inscrits en auto-école, candidats libres), quel que soit son parcours de formation. Elle sera accessible aux écoles de conduite à l’adresse suivante: pro.permisdeconduire.gouv.fr.

Les répartiteurs (BER) ouvrent les plannings d’examen au fil de l’eau. Les écoles de conduite pourront prendre leurs élèves sous mandat et les inscrire à l’examen pratique. Les élèves quand à eux pourront également s’inscrire et suivre les démarches que l’auto-école effectue en leur nom.

Gestion de l'auto-école

Déclaration nominative des formateurs

Fonctionnement du seuil formateurs

Le seuil fait partie des solutions apportées pour répondre à la problématique d’équité dans l’accès aux places d’examens pour les auto écoles.

Il se calcule, par département, sur la base du nombre de formateurs déclarés et d’un coefficient multiplicateur (nombre de candidats présentés à l’examen par formateur et par mois). Ce coefficient multiplicateur est défini par le BER.

Calcul des places garanties par l'auto-école = nombre de formateurs de l'auto-école multiplié par la valeur mensuelle du seuil départemental.

● Vous n’avez pas de plafond de réservations dans le mois, à part celui du nombre de places disponibles sur la plateforme. Une fois le nombre de places garanties est atteint pour le mois = Application d’un délai de 48h avant de pouvoir réserver de nouvelles places publiées.
● Ce système garantit à l’ensemble des écoles de conduite du département de pouvoir accéder, à un moment ou à un autre, au nombre de places mensuel garanti correspondant à la fois à leur capacité de formation, et au nombre total de places d’examen proposé sur l’ensemble du département.
● Ce seuil est calculé en fonction du nombre de formateurs que vous devez déclarer sur RDV Permis dés la première utilisation, et permet de vous montrer, sur l’écran “Mon planning”, le nombre de places restantes avant d’atteindre le seuil.
● Cette déclaration est donc indispensable pour réserver sur RdvPermis. Elle est vérifiée par les services de l’Etat du département.

Visualiser et ajouter un compte employé

Gestion des élèves

Sur son compte, l’élève pourra récupérer sa convocation à l’examen, être informé des délais en cas d’échec, d’annulation tardive ou de non présentation à l’examen. Il pourra également révoquer à tout moment le mandat donné à l’auto-école.

La gestion des élèves sous mandat

Sur RDV Permis, les auto-écoles peuvent gérer leurs élèves avec un système de « mandats ».

L’auto-école peut prendre sous mandat un nouveau candidat dans RDV Permis sous réserve que celui ou celle-ci ait bien une demande de permis en cours et donc un NEPH.

Pour prendre un candidat sous mandat, elle doit renseigner son NOM, son NEPH et sa catégorie de permis.

Ces 3 données permettent à RDV Permis de vérifier que le candidat recherché existe bien, et qu’il a bien une demande pour la catégorie de permis renseignée par l’auto-école.

Il est possible de prendre sous mandat un candidat quel que soit son département de rattachement.

Il existe différents cas d'usage pour la prise sous mandat :

➔ Le candidat n'a pas encore de compte RDV Permis. A la prise sous mandat, l’auto-école doit renseigner son adresse e-mail afin qu'un e-mail de création de compte lui soit envoyé.

➔ Le candidat a déjà un compte RDV Permis. Il n'y a pas d'adresse e-mail à renseigner et le candidat est directement pris sous mandat.

➔ Le candidat est déjà sous mandat de l’auto-école connectée. Un message d'erreur vous l'indique.

➔ Le candidat est déjà sous le mandat d'une autre auto-école. Un message d'erreur vous l'indique et le candidat concerné reçoit un e-mail de notification (lui indiquant votre tentative et lui rappelant qu’en cas de changement

d’AE il doit révoquer lui-même le mandat donné à la première).

➔ Le candidat recherché n’a pas de demande pour la catégorie de permis renseignée. Un message d’erreur vous l’indique.

➔ Le candidat recherché n’a pas été trouvé en base. Un message d’erreur vous l’indique et précise les raisons possibles.

La réservation des examens

Les auto-écoles disposent d’une interface sur laquelle elles pourront réserver des sessions d’examen en les mettant dans leur « panier ». Ces sessions devront ensuite être attribuées à des candidats.

Réservation de créneaux :

1. Non modifiables :

- Tous les créneaux dans le passé, ainsi que ceux du jour même.

- Si on est après midi (12h) : les créneaux du lendemain sont également non modifiables.

2. Modifiables :

- Les places en cours de réservation = ajoutées au panier.

- Les examens déjà réservées par l’auto-école

(qui sont annulables ou modifiables : voir permutation et remplacement de candidat).

3. Non réservables :

- Les places d’examen occupées car déjà réservées par une autre auto-école.

- Dans certains cas : les places d’examen mises à disposition dans les dernières 48h ou 72h (voir fonctionnement du seuil formateur et de la priorité territoriale).

4. Réservables :

- Les places publiées par les BER.

Réserver un examen pour mes candidats

Visualiser les informations de mes candidats

Prise sous mandat d'un candidat

Un élève a la possibilité de révoquer son mandat :

Révocation du mandat sans examen programmé >> Un candidat peut révoquer le mandat donné à l’AE depuis son compte sur RDV Permis. Dans ce cas, un e-mail de notification est envoyé à l'auto-école et celle-ci ne peut plus réserver d’examen en son nom.

Révocation du mandat avec examen programmé >> Si le candidat avait un examen programmé, il peut toujours révoquer son mandat, mais cette révocation aura pour effet d'annuler l'examen programmé lié à ce mandat.

La réservation d’une session

Une fois les créneaux d’examen disponibles identifiés, pour les réserver il faut créer un panier au sein duquel ajouter ces créneaux.

Lorsqu'un créneau est mis dans un panier, il devient indisponible à la réservation (aux autres autoécoles ainsi qu'aux autres employés de l'autoécole considérée). À chacun de ces créneaux il faut assigner un·e candidat·e avant de pouvoir valider le panier ce qui confirmera les réservations et enverra un mail de convocation à chacun des candidats.

Un panier doit être validé avant sa date d'expiration (30 minutes à partir de sa date de création) sans quoi il est automatiquement supprimé (remettant ainsi les créneaux qu’il contenait en disponibilité).

Un panier peut contenir :

● un maximum de 12 places d'examen

● des créneaux issus de différentes semaines, de différents centres ou de différents départements

● mais ne peut pas contenir des créneaux de différentes catégories de permis.

Les créneaux en cours de réservation (présents dans les paniers de l'auto-école) sont pris en compte dans le calcul du nombre de places restantes avant l'atteinte du seuil formateur.

Les conditions à avoir en mémoire lors de la réservation des examens seront les suivantes :

● sous mandat et pour la bonne catégorie de permis de l'auto-école qui fait la réservation

● ne pas être déjà assigné·e à un créneau en cours de réservation

● ne pas être soumis à un délais de présentation à la date du créneau voulu

● ne pas être déjà inscrit à un examen ou en attente de résultat d'examen

● ne pas être soumis à des délais de présentation

● dans le cas d'une épreuve de circulation du permis A, avoir déjà réussi l'épreuve plateau ou à minima être inscrit à une épreuve plateau au moins 4 jours en amont du créneau sélectionné.

Par ailleurs, les auto-écoles ne pourront réserver une session à l’examen que si le candidat a validé son examen du code de la route (ou qu’il en est dispensé).

Gestion des examens - différents cas de figures

Consultation de mes examens programmés
Cela permet d’avoir un récapitulatif de tous les examens programmés par l’auto-école par catégorie d’examen :
- A Hors Circulation,
- A Circulation,
- B
- CE

Annulation d’examen
Une auto-école peut annuler un examen.
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Annuler un examen

Permutation de candidats sur un examen
Une auto-école peut intervertir l’ordre de passage de 2 candidats sur une même catégorie de permis, sur une même semaine et sur un centre dans le même département, et ce jusqu’à 12h la veille de l’examen (pas de limite sur le nombre de permutation effectuée).

Permuter deux candidats

Remplacement de candidat sur un examen
Une auto-école peut effectuer des remplacements chaque mois sur une même catégorie de permis. Un maximum de 2 remplacements par formateur déclaré et par mois pour la catégorie B / de 8 remplacements par formateur déclaré et par mois pour la catégorie A.

Remplacer un candidat

Annulation d’un examen et délais de présentation

Un délai de présentation est une durée (en nombre de jours) pendant laquelle le candidat ne peut pas re-passer d’examen pour la catégorie de permis associée. Après son passage, le candidat ne peut pas être réinscrit tant que ses résultats n’ont pas été reçus. Des délais de présentation peuvent être

appliqués selon les cas :

Permis A

● Annulation > 3 jours avant l’examen → L’annulation n’entraîne pas de délai de présentation pour le candidat.

● Annulation < 3 jours avant l’examen → L’annulation non justifiée entraîne un délai de présentation de 30 jours pour le candidat (prendre contact avec le BER si l’annulation est justifiée, ils pourront lever le délai de présentation).

● A la suite d’une annulation d’examen, le créneau est de nouveau visible à l’ensemble des auto-écoles dans un délai aléatoire entre 1h et 4h.

Permis B
●Annulation > 6 jours avant l’examen → L’annulation n’entraîne pas de délai deprésentation pour le candidat.●Annulation < 6 jours avant l’examen → L’annulation non justifiée entraîne un délai de présentation de 30 jours pour le candidat (prendre contact avec le BER si l’annulation est justifiée, ils pourront lever le délai de présentation)●A la suite d’une annulation d’examen, le créneau est de nouveau visible à l’ensemble des auto-écoles dans un délai aléatoire entre 1h et 4h.

Attention : Lorsque l’annulation de l’examen est indépendante de la volonté de l’auto-école ou du candidat (exemple: inspecteur finalement indisponible), aucun délai de présentation n’est appliqué : le candidat peut être repositionné immédiatement sur un créneau.

Echec de l'examen et délais de présentation

Afin d’éviter au maximum que des places ne soient attribuées à des candidats dont le niveau serait insuffisant, un système de délais de représentation variables a été mis en place. Ce système concerne les candidats ayant déjà échoué au moins une fois à l’examen (B+). Le délai de présentation à la suite d’un échec sera inversement proportionnel au nombre de points obtenus.

Conclusion

En résumé - parcours Auto-Ecole

1 | Ajouter les candidats sous mandat
• L’auto-école renseigne le nom, le NEPH et l’adresse mail du candidat qu’elle va inscrire à l’examen pratique.
• Des e-mails de notification sont envoyés aux candidats lors de la prise sous mandat (dont e-mail pour finaliser la création de compte).

2 | Estimer la date de passage
• L’auto-école, de concert avec son candidat, programme une date de passage, il est recommandé à celle-ci d’anticiper la réservation afin de planifier un calendrier de formation adapté et de réserver une place d’examen au plus tôt.

3 | Inscrire un ou plusieurs candidats
• L’auto-école choisit les créneaux disponibles pour une catégorie de permis (A ou B) et inscrit un candidat nominativement sur chaque créneau réservé.

4 | Notification de la convocation
• L’auto-école est en copie desmails de convocation envoyés aux candidats.
• L’auto-école peut consulter la liste de ses candidats dont l’examen est programmé via un menu de gestion des candidats dédié dans RDV Permis.

5 | Présentation à l’examen
• L’auto-école accompagne le candidat inscrit à l’examen pratique avec les pièces justificatives nécessaires (exemple : bordereau).

En résumé - parcours Elève

1 | S’inscrire auprès d’une auto école mandataire
• Le candidat s'inscrit auprès d’une auto école qui le prend sous mandat sur RDV Permis.
• Le candidat reçoit un mail de confirmation de la prise sous mandat et un mail pour finaliser la création de mon compte RDV Permis.

2 | Estimer la date de passage
• De concert avec son auto école, le candidat programme une date de passage d’examen.

3 | Être inscrit à l’examen
• Le candidat est positionné sur un créneau d’examen par son auto école.

4 | Recevoir sa convocation
• Le candidat reçoit un mail de convocation à l’examen.

5 | Se présenter à l’examen
• Le candidat se présente à l’examen, avec un employé de son auto école, disposant du mandat associé à l’inscription à l’examen pr atique du permis de conduire, avec les pièces justificatives nécessaires.