Contexte
Si les entreprises ont déjà entamé le virage du numérique depuis quelques années, plusieurs évènements récents ont accentué cette tendance. La pandémie du Covid 19 a assurément accéléré le processus, obligeant bon nombre de secteurs économiques à se réinventer pour continuer à exister. Le recours massif au télétravail a par exemple démocratisé l’utilisation de la visio-conférence. Des outils numériques qui ont joué des rôles essentiels dans l’élaboration des stratégies de résilience, de redressement et de croissance des entreprises.
La crise économique actuelle née de l’après-Covid et du conflit russo-urkainien a également conduit les
entreprises à revoir leur organisation pour face à la hausse des matières premières et de l’énergie. Aujourd’hui, la dématérialisation et le « zéro papier » ont fini par devenir la norme, bien aidés par les préoccupations écologiques qui s’inscrivent aussi désormais dans leur développement.
Dans ce contexte, la numérisation des tâches administratives (suite bureautique, factures électroniques) pousse de plus en plus les entreprises à avoir recours à la signature électronique.
Efficace, légale et sécurisée, elle est devenue indispensable pour de nombreux acteurs économiques et nous allons découvrir pourquoi.
Principe et cadre juridique
La signature électronique est un procédé technique et juridique permettant à des individus d’apporter leur consentement à des documents numériques. Cet outil respecte des conditions et des normes fixées et contrôlées par les autorités européennes via le règlement eIDAS.
Ainsi, une signature électronique doit respecter 5 critères majeurs :
1. L’identification du signataire via un procédé d’authentification,
2. La sécurité du procédé de signature via des normes et une certification de conformité,
3. L’intégrité du document signé, c’est-à-dire le fait que son contenu ne puisse plus être modifié par la suite,
4. La preuve de consentement du signataire,
5. L’archivage des documents signés dans un coffre-fort numérique sécurisé pendant 10 ans au minimum.
Ce cadre juridique européen eIDAS est retranscrit en France dans les articles 1366 et 1367 du code civil. Attention, seules les solutions proposées par des prestataires de confiance certifiés permettent de disposer de signatures électroniques juridiquement valables. Ces tiers de confiance sont régulièrement audités en ce sens pour s’assurer de la conformité de leurs solutions.
Avantages
Imprimer un contrat, le signer, le scanner pour le renvoyer par mail ou le renvoyer par courrier, puis archiver les contrats signés. Autant d’éléments chronophages auxquels s’ajoutent souvent plusieurs allers-retours pour obtenir des justificatifs ou documents complémentaires.
En ce sens, la signature électronique des contrats fluidifie les échanges en digitalisant l’ensemble du processus, depuis la production des documents jusqu’à leur signature et archivage.
Un gain de temps, de place et une meilleure accessibilité des documents qui permettront aux entreprises d’optimiser leurs tâches administratives et de se dégager du temps pour se focaliser davantage sur leur cœur de métier et améliorer leur productivité.
Réalisable en distanciel ou en face à face, la signature électronique simplifie les flux en permettant de valider un contrat ou accord en ligne, via des formats numériques standardisés comme le PDF.
On l’aura compris, le recours à la signature électronique permet de faciliter et sécuriser les démarches tout en limitant les coûts d’impression (et les frais d’envoi). De quoi lutter contre la hausse du prix des matières premières dans une démarche éco-responsable.
Conclusion
La numérisation des tâches administratives et juridiques pousse de plus en plus les entreprises à avoir recours à la signature électronique. La pandémie liée au Covid, le recours massif au télétravail et l’inflation n'ont fait qu'accélérer le processus.
En résumé, les avantages de la signature électronique sont multiples en matière de sécurité, d’efficacité, d’écologie et d’économie. Elle s’impose désormais naturellement dans la transformation digitale des entreprises.
Aussi, notre logiciel de gestion Rapido propose la signature électronique des contrats pour toutes les formations que vous proposez au sein de votre auto-école. Efficace, légale et sécurisée, c'est la solution idéale pour optimiser vos démarches administratives à l’heure du tout numérique.
La signature électronique dans Rapido
Planète Permis propose aujourd’hui la signature électronique des contrats de formations pour les utilisateurs de son logiciel de gestion Rapido. Ce nouveau module, qui fonctionne en partenariat avec Yousign (solution de signature électronique française), a été intégré à la version 24 du logiciel.
Une fois le module installé, cette option vous permet d'envoyer, de faire signer et de suivre vos contrats de formation, B et hors B, en toute simplicité. Conforme au RGPD, ce procédé remplis tous les critères de protection de l’eIDAS pour vous assurer l’authentification et le consentement du signataire sans oublier l’intégrité du contrat signé.
La signature électronique pour tous les contrats de formation vous permet également d’envoyer jusqu’à 4 documents complémentaires (mandat ANTS, règlement intérieur…) dans une démarche à la fois écologique et économique en réduisant drastiquement vos impressions papiers.
